Termini di servizio + DPA

Il presente documento disciplina il contratto tra EvolvIA Italia (titolare: Romeo Muço, email romeo@evolvia-italia.com), di seguito "Fornitore", e il cliente che sottoscrive un piano del servizio Nora ("Cliente"). Nora è un assistente AI vocale e WhatsApp attivo 24 ore su 24 per le piccole e medie imprese.

Attivazione una tantum €2.179. Piani mensili: Starter €99, Business €299, Enterprise su misura. Disdetta in autonomia in qualunque momento dal portale clienti Stripe. Nessuna penale. Il mese in corso non viene rimborsato in proporzione.

Disponibilità attesa 99,0% su base mensile, calcolata sulla disponibilità di Vapi, Telnyx e Supabase EvolvIA. Sono esclusi: manutenzioni programmate (con preavviso di 24 ore), cause di forza maggiore, interruzioni dei sub-responsabili (per esempio un disservizio di Vapi o Stripe).

Rimborso nei primi 14 giorni: se Nora non gestisce almeno 10 chiamate reali entro 14 giorni dalla firma per causa imputabile al Fornitore, l'attivazione viene rimborsata al 100%. L'attivazione NON viene rimborsata se la causa è imputabile al Cliente (informazioni incomplete, sito da cui non è possibile estrarre i contenuti, base di conoscenza non confermata).

La responsabilità totale del Fornitore verso il Cliente, per qualsiasi causa, è limitata al massimo all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso. Sono esclusi danni indiretti, perdite di profitto e la perdita di clienti finali del Cliente derivante da un malfunzionamento di Nora.

Il Cliente prende atto e si impegna a informare i propri utenti finali (chi chiama) che stanno parlando con un sistema AI e non con una persona. L'informativa è già inserita nel primo messaggio dell'assistente (per esempio "Sono Nora, l'assistente AI di [nome attività]"). Il Cliente non deve disattivarla né modificarla.

Per i settori sensibili (odontoiatria, farmacia, legale, finanziario) Nora applica regole fissate nel sistema: non fornisce diagnosi mediche, consigli legali specifici o consulenze di investimento. Di fronte a richieste fuori ambito passa automaticamente a un operatore umano. Il Cliente è responsabile di fornire informazioni accurate sulla propria attività.

Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. Per qualunque controversia è esclusivamente competente il Foro di Roma, salvo il foro inderogabile del consumatore ove applicabile.

Titolare del trattamento: il Cliente (per esempio un ristorante, uno studio dentistico, un negozio online) è Titolare dei dati personali dei propri utenti finali: numeri di telefono di chi chiama, contenuto delle conversazioni, dati delle prenotazioni.

Responsabile del trattamento: EvolvIA Italia tratta tali dati per conto del Titolare, nei limiti delle istruzioni documentate nel contratto e nei termini del servizio.

Oggetto: i dati personali contenuti nelle chiamate gestite da Nora.

Natura: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione con l'AI, comunicazione al Titolare tramite il pannello.

Finalità: erogazione del servizio Nora, cioè gestione delle chiamate, prenotazioni, informazioni e passaggio a un operatore.

Categorie di interessati: gli utenti finali che chiamano il numero del Cliente o scrivono al suo WhatsApp Business.

Numero di telefono o contatto WhatsApp dell'utente finale; trascrizione testuale della conversazione; registrazione audio della chiamata, se l'opzione è attiva; esito della conversazione (prenotato, informazione, passato a un operatore, interrotto); dati tecnici come data, ora, durata, costo e modello AI usato.

Sono inclusi anche i dati che l'utente finale fornisce durante la chiamata: nome, email, preferenze.

Categorie particolari (art. 9 GDPR): se il settore del Cliente è sanitario (odontoiatria, farmacia) possono emergere dati relativi alla salute. Il Cliente è responsabile di dotarsi di una base giuridica idonea, per esempio il consenso esplicito.

Le trascrizioni sono conservate per 12 mesi dalla data della chiamata, salvo diversa richiesta del Cliente. Le registrazioni audio per 90 giorni, e restano cancellabili dal Cliente in qualsiasi momento dal pannello. Al termine del contratto tutti i dati del Cliente sono cancellati entro 30 giorni, con esportazione garantita prima della cancellazione.

EvolvIA Italia si avvale dei sub-responsabili elencati nella pagina pubblica dedicata. I nuovi sub-responsabili vengono comunicati con 30 giorni di preavviso. Il Cliente può opporsi in modo motivato e, se non si trova un accordo su un'alternativa, recedere senza penali.

Cifratura dei dati in transito (TLS 1.3) e a riposo (volume LUKS e database AES-256); separazione dei dati fra clienti a livello di database; registro degli accessi immutabile per tutti gli accessi a dati sensibili; copie di sicurezza ogni 6 ore conservate 30 giorni; accesso tramite link temporaneo via email, senza password riutilizzabili, con secondo fattore opzionale; limiti di frequenza sulle chiamate al sistema e verifica anti-bot dopo più tentativi di accesso falliti.

Il Cliente, in quanto Titolare, può esercitare i diritti dei propri utenti finali con gli strumenti messi a disposizione da EvolvIA Italia: esportazione dei dati, cancellazione con pseudonimizzazione, rettifica dei singoli record. I dettagli sono nella pagina dei sub-responsabili, sezione sui diritti GDPR.

EvolvIA Italia notifica al Cliente eventuali violazioni di dati personali entro 48 ore dalla scoperta, fornendo le informazioni utili al Cliente per adempiere ai propri obblighi di notifica al Garante entro 72 ore (art. 33 GDPR).

Avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard UE 2021/914 e, dove applicabile, del quadro UE-USA sulla protezione dei dati. I dettagli sono nella pagina dei sub-responsabili.